„Fiam, nappal láss vígan üzleteid után, de csak olyanokat köss, hogy éjszaka nyugodtan aludhassunk”

- Thomas Mann.

Egy sikeres vállalkozás alapja, a biztos alapokon nyugvó, tisztességes indítás. Ehhez nagyon fontos minden, a törvény által előírt adminisztrációs tevékenység pontos elvégzése. Néha az adminisztráció végeláthatatlan labirintusnak tűnik. Hogy ne tévedj el benne, most lássuk, milyen adminisztrációs tevékenységekkel kell számolni! Amikor saját lábunkra állunk, az első döntés az, hogy ezt milyen formában tesszük. Egyéni vállalkozók leszünk, vagy gazdasági társaságot alapítunk. Míg az első természetes személyként (hús-vér ember) vesz részt a gazdasági életben, az utóbbi jogi személyként (formailag létező szervezet, amelyet persze egy természetes személy képvisel).

Ha egyéni vállalkozás mellett döntesz, az indításához bejelentési űrlapot kell kitöltened. Ezt elektronikus úton - ügyfélkapun keresztül -, vagy személyesen is megteheted. A Hatóság (Okmányiroda) minden, a bejelentést személyesen kezdeményező és ügyfélkapuval még nem rendelkező ügyfél számára ingyenesen ügyfélkaput hoz létre. (Ügyfélkapu létesítése bármelyik okmányirodában lehetséges. Az ügyfélkapu ingyenes és hasznos dolog, beküldhető rajta keresztül saját adóbevallásunk (kötelező), látjuk az aktuális adófolyószámlánkat, értesítést kapunk, ha lejárnak a személyes okmányaink, kérhetünk erkölcsi bizonyítványt és még sok-sok dologra jó!) A bejelentésnek tartalmaznia kell:

- az egyéni vállalkozó nevét,

- leánykori nevét,

- születési helyét és idejét,

- anyja nevét,

- székhelyét, telephelyeit, fióktelephelyeit,

- tevékenységi körét és tevékenységének megnevezését.

Ha a bejelentő a bejelentési űrlapot megfelelően töltötte ki, a Hatóság automatikusan beszerzi az egyéni vállalkozó adószámát és statisztikai számjelét, majd ezeket a nyilvántartást vezető szervhez, ami nyilvántartásba veszi az egyéni vállalkozót. Erről nyilvántartási szám megküldésével elektronikus úton azon nyomban értesíti a Hatóságot, illetve igazolást küld a bejelentő részére. Ha az egyéni vállalkozó kéri, egyéni vállalkozói igazolványt állat ki számára a Hatóság, de ez nem kötelező előírás a vállalkozás működtetéséhez.

Az egyéni vállalkozás és a gazdasági társaság között „félúton” találjuk az egyéni cégeket.

Alapítása egyszerű, elektronikusan történik. Alapító okirat szükséges hozzá, de cégtörvény szerinti szerződés mintával is lehetséges.

Ha gazdasági társaság mellett döntesz, figyelembe kell venned, hogy ez merőben más, mint egy családi, vagy baráti kör, hiszen nem csak a szándék tartja össze, hanem szerződéses viszony, az alapításhoz írásba foglalt alapítási okirat. A gazdasági társaságok esetében ezt társasági szerződésnek nevezzük (kivétel zártkörű részvénytársaság esetében, ahol  alapszabállyal jön létre.)  A tagok az alapító okirat tartalmát a törvény által előírt keretek között állapíthatják meg, viszont az alábbi elemeket kötelező rögzíteni:

• a társaság cégnevét és székhelyét
• a tagokat nevük (cégük) és lakcímük (székhelyük) feltüntetésével
• a társaság tevékenységi körét
• a társaság jegyzett tőkéjét, illetve a tőke rendelkezésre bocsátásának módját és idejét
• a cégjegyzés módját
• a vezető tisztségviselők nevét és lakóhelyét

A részvénytársaság alapításánál szükség van ezen felül:

• részvényjegyzésre
• alakuló közgyűlés összehívására
• felügyelő bizottság, könyvvizsgáló megválasztására

A magyar cégek nyilvántartási adatai bárki számára szabadon és ingyenesen hozzáférhetők a Cégbíróságon (persze csak ügyfélfogadási időben) vagy online a nap 24 órájában az e-cegjegyzek.hu oldalon keresztül.

De térjünk vissza „sorvezetőnkhöz”, az alapítás lépéseihez. A gazdasági társaság alapításához minden tagnak vagy részvényesnek hozzá kell járulnia pénzzel és/vagy apporttal (egyéni vállalkozás esetében ne feledd, erre nincs szükség). Ennek összege társasági formánként eltérő. Mielőtt nekiveselkedsz terveid valóra váltásának, ellenőrizd, hogy aktuálisan „mennyi az annyi”, amivel megalapíthatod a céged. A tagoknak a társasági szerződésben rögzített határidőig be kell ezt tenni a „közösbe”, mert a határidő elmulasztása maga után vonja a tagsági viszonya megszűnését és az ezzel okozott kár megtérítésének kötelezettségét.

Úgy, mint ahogy egy házasság is csak akkor lesz hivatalos, ha nyilvántartásba vételre kerül (hivatalos szempontból nem elég erről négyszemközt megállapodni a tengerparton) Vállalatod magalapítása is csak akkor lesz törvényi értelemben hivatalos, ha az elfogadásától számított 30 napon belül bejelented az illetékes nyilvántartó bíróságnál Egyéni cég, kft, bt, nyrt, zrt, szövetkezet, alapítvány, nonprofit szervezet, egyesületek esetében ez a társaság székhelye szerinti nyilvántartó bíróság.

Mi, természetes személyek, és az egyéni vállalkozók személyigazolvánnyal igazoljuk magunkat. Egy gazdálkodó szervezet „személyigazolványa” az aláírási címpéldány. Mivel „ő” jogi személy, csak formálisan létezik, - s nem valamiféle szuperszonikus mesterséges intelligencia, ami saját maga tevékenykedik testetlenül a nagyvilágban-, természetes személyek közreműködésével tud csak működni. Ahhoz, hogy egy jogi személy beazonosítható legyen, hitelesen igazolni kell, hogy ki jogosult nyilatkozni és kötelezettséget vállalni a nevében. A hitelesítést a közjegyző végzi, se ezzel igazolja, hogy az adott természetes személy aláírásával (melyet az aláírásminta rögzít) nyilatkozhat a társaság nevében és képviselője képviseli azt.

A vállalatnak „színtérre” is szüksége van, ahol működik. A székhely a vállalkozás elsődleges elérhetőségi helye, itt végzik az adminisztrációs feladatokat, itt őrzik a cég iratait. A telephely ezzel szemben az a hely, ahol a tényleges munkatevékenység (termelés vagy szolgáltatás) folyik. Minden cégnek rendelkeznie kell székhellyel, viszont telephely kialakítása nem kötelező. Például, egy fordító cég működhet a fordító otthonában is, nincs szüksége telephelyre. Egy csavargyárnak viszont már nyilvánvalóan nem lenne elég pusztán egy adminisztrációs hely, gyár is szükséges.

Most nézzünk egy kis gazdasági szakzsargont! A fogyasztókat kiszolgáló telephelyet üzletnek, míg a raktárakat, gyárakat telepnek nevezzük. E két kategória bejelentése és engedélyeztetése részben eltérő. Telephely bejelentése, kérvényezése a helyi Polgármesteri Hivatalban egy formanyomtatványon keresztül történik. Az engedélyezés kulcsszereplője a jegyző, ő az, aki meggyőződik arról, hogy a helyi építési szabályzat, szabályozási terv, meghatározott övezeti besorolás szerint a bejelentésben feltüntetett telepen az adott tevékenység végezhető-e. Nem valószínű, hogy megkapod az engedélyt egy Tüzép és hozzátartozó raktár kialakítására az esztergomi bazilika szomszédságában. Ezt ne vedd személyeskedésnek, inkább járj utána, és rájössz, nem az adott (lakó) övezetbe tartozik a tervezett tevékenyég! A jegyző pozitív döntésének eredményeképp nyilvántartásba vétel, elutasítása esetén bezáratás következhet. Miután telephelyed átment ezen a rostán, további kivizsgálás következik. A jegyző értesíti a megfelelő szakhatóságokat, akik a telepen a bejelentés kézhezvételtől számított 22 munkanapon belül ellenőrzést tartanak.

Azon ipari, szolgáltató, raktározási tevékenységek folytatásához, ahol egészségártalom, tűz- és robbanásveszély, levegő-, víz-, talajszennyezés vagy zajhatás léphet fel, telepengedély beszerzésére is szükség van. A kérelmet a területileg illetékes önkormányzat jegyzőjének kell benyújtanod az alábbi dokumentumokkal együtt:

• a telep három hónapnál nem régebbi tulajdoni lapja
• a tevékenység végzését engedélyező már meglévő szakhatósági (ÁNTSZ, építési, tűzvédelmi, környezetvédelmi vízügyi, természetvédelmi stb.) hozzájárulások, engedélyek

Ne lepjen meg, a telepengedélyezési eljárás díjköteles.

Üzlethelyiség bejelentését is formanyomtatványon kell megtenni a területileg illetékes Polgármesteri hivatalban. A végleges határozatot arról, hogy regisztrálásra került az üzlethelyiség, jó lesz megőrizned, és ha kell, meglobogtatnod az ellenőrök előtt, ha házad táján járnak ellenőrzésen.

A bejelentésnek tartalmaznia kell az alábbi adatokat:

• a kereskedő és a kereskedelmi tevékenység adatai, a kereskedő neve, címe, illetve székhelye. Ahhoz például biztosan lesz egy-két szava a Polgármesteri Hivatalnak, hogyha lovardát szeretnél nyitni Pécs városközpontjában. Nem azért, mert nem szeretik a lovakat, félnek a lovaglástól, vagy Te nem vagy nekik szimpatikus, hanem azért, mert a lovarda nem ebbe az övezetbe való. Ugyanígy bajban lennél akkor, ha egy fa tetejére szeretnél bejegyeztetni egy műkörmös üzletet.
• a kereskedő cégjegyzékszáma
• az egyéni vállalkozó nyilvántartási száma, illetve a kistermelő regisztrációs száma
• a folytatni kívánt kereskedelmi tevékenység helye, vagyis az üzlet címe, mozgóboltnál a működési terület és az útvonal jegyzéke, üzleten kívüli kereskedés és csomagküldő kereskedelem esetében a működési terület jegyzéke
• a folytatni kívánt kereskedelmi tevékenység formája (például Kft, Bt) a kereskedelmi tevékenység helye szerinti bontásban megadva
• amennyiben a kereskedelmi tevékenység üzletben történik, az üzlet napi/heti nyitva tartási ideje, tulajdonosa, címe, helyrajzi száma, használatának jogcíme, elnevezése, alapterülete (m²)
• az üzletedben használatba kerülő vásárlók könyvének nyomtatvány azonosító adatai és használatba vételének időpontja
• a forgalmazni kívánt termékek megnevezése és sorszáma (külön kiemelve a jövedéki termékeket), az egyes kereskedelmi formák és helyek szerinti bontásban
• a folytatni kívánt kereskedelmi tevékenység jellege (lehet kereskedelmi ügynöki tevékenység, kiskereskedelem, nagykereskedelem) az egyes kereskedelmi formák és helyek szerinti bontásban
• csatolni kell tulajdoni lap másolatot, vagy nem saját tulajdonú üzletnél a használat jogcímét igazoló okmányokat
• keltezés, a bejelentő aláírása, bélyegzője.

Bármilyen adatok módosulása utáni tizenöt napon belül a vállalkozó köteles a változást bejelenteni.

Kell-e bankszámlát nyitnia a gazdasági szervezetnek? Általában igen, de mikro vállalkozások esetében (alkalmazottal nem rendelkező egyéni vállalkozások) ez nem kötelező. Ha nem a „mikro kategóriába” tartozol,  a bankszámládat a bankszámlaszerződés alapján nyitja majd meg a bankod.  Erre a bejelentkezést követően 15 nap áll rendelkezésre. Szükségesek hozzá az alábbi okiratok:

• az alapító okirat másolati példánya
• közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány
• cégbíróság által kiadott adószám

Kell-e bankszámlát nyitnia az egyéni vállalkozónak? Attól függ.

A jogszabályok értelmében, amennyiben a vállalkozás olyan tevékenységet végez, ami ÁFA köteles, akkor köteles bankszámlát használni működése során.

A bankszámlát a bankszámlaszerződés alapján nyitja meg a bankod.  Erre a bejelentkezést követően 15 nap áll rendelkezésre. Szükségesek hozzá az alábbi okiratok:

• nyilvántartásba vételi okirat másolata

• személyi okmányok eredetiben

Érdemes átgondolni, hogy milyen pénzmozgások várhatóak számládon, és ez alapján választani a bankok által nyújtott temérdek csomag közül. Az általánosan kínált vállalkozói csomagok alacsony havi díj és magas tranzakciós díj kombinációval csábítják ügyfeleiket. Viszont ha vállalkozásod nagyobb forgalmat bonyolít le, akkor célszerűbb a magasabb havidíj, alacsonyabb tranzakciós díj kombinációt választanod.

A tisztességes indulás, avagy az engedélyek. Az egyéni vállalkozói tevékenység csak akkor kezdhető meg, ha a vállalkozó rendelkezik

• szükséges hatósági engedéllyel, (már ha olyan tevékenységet kíván folytatni, melyhez a jogszabály hatósági engedélyt ír elő)
• Szakképesítéssel (feltéve, ha a gyakorolni kívánt tevékenységet a jogszabály szakképesítéshez köti)

Figyelem! Vannak olyan termékek, amiket nem lehet „csak úgy” piacra dobni, hanem „különleges elbánást” igényelnek. Bizonyos termék csoportokat csak és kizárólag üzletben értékesíthetsz (tehát például karavánon nem), méghozzá, úgy, hogy működési engedéllyel rendelkezel. Ennek megvannak az okai, melyek a vásárlók biztonságát szolgálják. Képzeld el, hogy nyers húst árul egy vállalkozó vándorbicikliről, nyári melegben tűző napon. Azon túl, hogy valószínűleg félőrültnek néznénk az illetőt, portéka jó eséllyel kétes halmazállapotban kerülne a kedves vevők asztalára. Jobb lenne megelőzni a tömeges ételmérgezést, ugye? Ezért van például az, hogy a húsárukra (és sok más termék esetében is) külön engedélyt kell kiváltani. Most, hogy ezt tisztáztuk, lássuk, mire van szükség a működési engedély kiváltásához. A kérelemben egyrészt a bejelentéshez hasonló tartalmú adatokat kell megadni, de ezen felül közölni kell

• a forgalmazni kívánt üzletköteles termékek, megnevezését, sorszámát
• az egyéb termékek megnevezését, sorszámát kiemelve a jövedéki termékeket (a forgalmazása és az előállítása állami ellenőrzés alatt van, például dohány, szeszesital)
• mellékelni kell a szakhatósági hozzájáruláshoz szükséges, külön jogszabályban előírt tervdokumentumokat, üzletek szerinti bontásban

A működési engedélyek esetében is a jegyző a „guru”, aki dönt a megadásról vagy elutasításról. A kérelem beérkezéséhez képest 22 munkanapig sűrűn imádkozhatsz, hogy elfogadja a kérelmed, de nyugalom, ha mindent az előírásoknak megfelelően csináltál, nem lehet gond. Ha „imáid” (és kérelmed) meghallgatásra találtak, az erről szóló határozatot, vagy annak másolatát őrizd meg az üzletben, mert bármikor kötelezhetnek annak bemutatására az ellenőrzések során, és arra is figyelj, hogy az engedélyt úgy helyezd el, hogy a vásárlók is láthassák, mert úgy a szabályos. Látod, a törvény még a belsőépítészetre is gondol, legalább egy biztos pontod már van arra vonatkozólag, hogy mi legyen a falon!

Mielőtt hátradőlnél az iskolapadban, várj még egy pillanatot, még nincs vége. Egyes tevékenységekhez vagy áruk forgalmazásához szükség van szakhatósági hozzájárulásokhoz is.

• Ha nyitsz egy kis meleg szendvics bárt, akkor az ÁNTSZ (Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat) lesz az, aki hozzájárulást ad, mert ez az a szervezet, ami eljár élelmiszer és vegyi áru, gyógynövények, vendéglátó ipari tevékenységek esetén
• Ha kutyatenyészetet létesítesz, az ÁNTSZ és az Állategészségügyi és Élelmiszerellenőrzési Hivatal hozzájárulására is szükséged lesz, mint minden hús, tejtermék, termény, takarmányt, élőállatot árusító üzlet esetében
• Ha panziót nyitsz, akkor a Tűzvédelmi Hatóságot kell megnyerned egy tökéletesen elkészített kérelemmel, mert a tűzveszélyes anyagok, üzemanyagok értékesítése, szálláshelyek, áruházak, szórakozóhelyek esetén ők a „guruk”
• Bizonyos esetben még a Rendőrkapitányságtól is kell hozzájárulást kérni A NAV (Nemzeti Adó- és Vámhivatal) pedig a jövedéki termékek esetén kikerülhetetlen

Ha eddig eljutottál, fújd ki magad, most már sokkal kellemesebb vizekre evezünk. A humán erőforrásról, avagy a munkaerő menedzsmentről lesz szó. A vállalkozás alapításakor minket főként a munkaerő felvétele lesz az, ami érint.

A munkavállaló az a természetes személy, aki alkalmazotti jogviszonyban „vállalkozik” meghatározott munka elvégzésére. Képzeld el azt, hogy egy pékségben nap, mint nap jókedvű eladó fogad, mosolyog, van néhány kedves szava hozzád, és finom pék-remekeket ad el neked. És most képzeld el azt, hogy finom sütiket lehet kapni egy pékségben, de az eladó ápolatlan, mindig szúrósan néz rád, sőt még dünnyög is az orra alatt egy két marcona megjegyzést. A termék jó minkét helyen, mégis hol vásárolnál szívesebben? S mi lenne akkor, ha a második helyen még a termék is csapnivaló lenne? Ezzel azt szeretnénk értékeltetni, hogy nagyon sokban függ a vállalkozás sikeren a munkavállalókon (jelen esetben a péken, aki a pék sütiket süti, és az eladón, aki eladja). A munkaerő kiválasztásánál figyelned kell tehát a megfelelő ember kiválasztására, de arra is, hogy ezt hogyan „adminisztrálod”. Munkaviszonyt létesíteni kétféleképp lehet:

• Munkaszerződéssel, vagy
• alkalmi munkavállalói könyv kitöltésével (például idénymunka esetén)

A munkaszerződést írásba kell foglalni, melynek tartalmaznia kell az alábbi pontokat:

• felek nevét, személyes adatait
• személyi alapbért
• munkaköri leírást
• a munkavégzés helyét

Továbbá, a munkaerő felvételt be kell jelenteni a megfelelő hivatalba is.

A szerződés megkötésével egyidejűleg tájékoztatni kell a munkavállalót szóban, írásban-legkésőbb 30 napon belül

• a munkarendről
• a munkabér egyéb elemeiről
• bérfizetés napjáról
• rendes szabadság mértékéről és kiadásáról
• felmondási idő megállapításának szabályairól
• kollektív szerződés meglétéről
• szakszervezet-, üzemi tanács működéséről

Felvétel esetén a próbaidő általában 3 hónap. Fontos tudni, hogy a felek bármilyen indoklás nélkül felmondhatnak ez idő alatt

Az új dolgozótól az alábbi dokumentumokat feltétlenül el kell kérni „beléptetéskor”:

• igazolvány az egészségbiztosítási ellátásokról

• adatlapját az adott évben megszerzett jövedelmeiről
• személyes adatait
• TAJ – társadalombiztosítási azonosító jelét
• adóazonosító jelét
• előző munkáltatótól jövedelem igazolás (tömbös)
• a felvétel évében már kivett betegszabadság
• esetleges tartozás, vagy ha nincs, akkor arról egy igazolás
• egyes munkahelyeken az erkölcsi bizonyítványt (például nagykövetségeken, minisztériumokban szükség van erre)

Igaz a munka törvénykönyve nem teszi kötelezővé az ún. jelenléti ív használatát (ez lehet papír alapú vagy elektronikus) viszont azt megköveteli, hogy a munkáltató nyilvántartásából egyértelműen bizonyítható legyen, hogy a munkavállalók a napi-heti munkaidőkeretet betartották-e.

Kedves barátunk, örömmel értesítünk, hogy ezennel az adminisztrációs útvesztő végére értünk. Mielőtt kilépünk a labirintusból, még egy jó tanács: a bürokratikus körök intézése sosem megy gyorsan. Idő és türelem kell hozzá, és véletlenül sem az utolsó pillanatban kell nekilátni! Jobb, ha idejekorán felveszed egy zen harcos harcmodorát – nyugodt, békés, derűs és rendíthetetlen – és ezzel a mentalitással mész végig az elkerülhetetlen adminisztrációs procedúrákon. A végén dicsérd meg magad, hiszen már ez a kis siker ez is azt mutatja, eltökélt vagy a terved mellett!

Felhasznált háttéranyag:

Dr. Aszódi Ilona: A gazdasági jog alapjai. Perfekt, Budapest, 2005.

Dr. Csizma László: Gazdasági jogi alapismeretek I. BGF Távoktatási jegyzet, Budapest, 2005.

Dr. Bednay Dezső: Marketing és reklámjog. Atalanta Távoktatási Központ, Budapest, 2004.

http://www.kepzesevolucioja.hu/dmdocuments/4ap/19_0001_007_101015.pdf, letöltve 2013.10.04.